Leg in één omgeving vast welke processen je organisatie heeft, wat ze doen en welke applicaties ze ondersteunen.
Voorbeeldbedrijf B.V.
Voorbeeld
Proces
Aanvraag behandelen
Zaaksysteem
Documentbeheer
Planning
Proces
Factureren
Boekhouding
Mailsysteem
Proces
Klantcontact
handwerk
Zo ziet een kaart eruit: welke applicatie ondersteunt welk proces.
Herken je dit?
Je hebt geen actuele lijst van de applicaties in je organisatie. Een paar collega’s weten welk systeem welk proces ondersteunt, de rest staat in losse spreadsheets. Bij een aanbesteding, migratie of audit zoek je het opnieuw uit.
Je processen en applicaties in één overzicht
Je ziet ook processen zonder applicatie, processen met meerdere applicaties voor hetzelfde werk en applicaties die geen proces ondersteunen.
Alle processen op een rij
Je ziet de processen per afdeling of domein, met eigenaar en doel.
Doel en stappen per proces
Per proces lees je wat het oplevert en welke stappen het doorloopt.
Je applicatielandschap
Je ziet elke applicatie met eigenaar en leverancier.
Proces en applicatie verbonden
Per proces zie je welke applicaties het ondersteunen. Per applicatie zie je welke processen ervan afhangen.
Wat je vastlegt
01
Processen
Naam, doel, eigenaar en stappen.
02
Applicaties
Naam, leverancier, eigenaar en functie.
03
De relatie
Welke applicatie welk proces of welke processtap ondersteunt.
04
Koppelingen tussen applicaties
Welke gegevens de ene applicatie aan de andere doorgeeft.
Zo werkt het
Staan je gegevens al in een ander systeem, zoals een servicemanagementtool? Dan koppel je die bron aan het platform.
1
Je laadt je bestaande lijst met applicaties en processen in met een spreadsheetsjabloon.
2
Je verbindt elke applicatie met de processen die ze ondersteunt.
3
Eigenaren van processen en applicaties vullen hun eigen gegevens aan via formulieren.
4
Dashboards en lijsten tonen het overzicht per proces, applicatie of afdeling.
Wanneer je dit inzet
Aanbesteding of contractverlenging Je ziet welke processen een applicatie raakt voordat je beslist.
Migratie of vervanging Je ziet de impact voordat je begint.
Audit of securitytoets Je laat zien welke applicaties welke processen ondersteunen en wie eigenaar is.
Reorganisatie of fusie Je legt twee landschappen naast elkaar.
De regels
Wat je beheert
Eigenaren per proces en per applicatie
Formulieren waarmee eigenaren hun gegevens bijwerken
Lijsten per afdeling, domein of doelgroep
Meldingen per e-mail als gegevens verouderd zijn of een veld ontbreekt
Wie wat mag zien en wijzigen
Hoeveel tijd kost het?
Hoe snel je een eerste overzicht hebt, hangt af van je bronnen en je wensen. We bepalen dat samen in een eerste gesprek.
Jij
Geeft toegang tot je bronnen en wijst een aanspreekpunt aan.
Clappform
Koppelt de bronnen, controleert de data en bouwt het overzicht.
Gebouwd op het Clappform-platform
Veelgestelde vragen
1
Moet ik alles in één keer vastleggen?
Nee. Je begint met de processen en applicaties die je kent en vult het overzicht stap voor stap aan.
2
Kan ik mijn bestaande applicatielijst gebruiken?
Ja. Je laadt een spreadsheet in met een sjabloon.
3
Wie houdt de gegevens actueel?
De eigenaren van processen en applicaties, via formulieren. Je krijgt een melding als gegevens verouderd zijn.
4
Kan ik gegevens uit andere systemen ophalen?
Ja, je koppelt bestaande bronnen aan het platform.
5
Sluit het aan op een referentiearchitectuur?
Ja. Het platform volgt de Common Ground-principes: hergebruik van gegevens, een modulaire opbouw en open standaarden.
6
Wie heeft dit al gedaan?
Meerdere gemeenten en regio’s bouwen hun overzicht met het platform, zoals Regio Alkmaar en Gemeente Arnhem. Lees de klantcases voor de details.
Plan een demo met je eigen lijst van applicaties en processen.